Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется. Как сшивать документы правильно

Еще на этапе получения входящих документов или создания исходящих документов необходимо понимать тип файла, в который будет помещен документ, и детали того, как этот файл будет создан.

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Правильная подготовка документов — утомительная и сложная задача. Практически каждое письмо и каждая сторона в значительной степени определяют окончательный результат рассмотрения дела учебным заведением и связанные с ним последствия.

Хотя сегодня в Интернете существует множество руководств по правильному заполнению, подготовке и структурированию документов, не всегда можно найти полное и подробное объяснение того, как сшивать их вместе. По нашему мнению, правильная подача документов так же важна, как и весь остальной процесс, по следующим причинам.

Во-первых, если документ не скреплен надлежащим образом, это, безусловно, является веской причиной для отказа в его приеме. Как видите, такой отказ — пустая трата времени, дополнительных усилий и финансовых затрат. Но даже это не самое опасное, что можно сделать в данной ситуации.

Во-вторых, плохое или небрежное сшивание документов вашей компании может быть использовано заинтересованными лицами во вред вам. Это означает, что важные документы могут быть расширены и разобраны, или листы, содержащие жизненно важную информацию, могут быть заменены. И доказать факт замены может быть очень сложно.

Нет необходимости задумываться о потенциально катастрофических последствиях, которые может иметь небрежное заполнение документов для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

Сегодня существует множество законов и правил, регулирующих не только порядок заполнения этих документов, но и способ их скрепления. К ним относятся:.

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Сшивание, один из заключительных этапов подготовки документов, рассматривается в свете вышеуказанных правил.

Основные принципы — принципы, используемые для сшивания всех типов документов — следующие

Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).

Все документы, состоящие из двух и более листов, должны быть скреплены.

Перед сшиванием документов не оставляйте никаких других файлов, которые могут потребоваться налоговым органам или Федеральному налоговому управлению (для отчетности).

С чего начать?

Перед сшиванием документа его необходимо правильно подготовить.

1. Удалите скобы и скрепки. Включение металлических элементов в документы не допускается.
2. Сортируйте листы по дате, теме, алфавиту или в соответствии с организационными требованиями.
3. Аккуратно пронумеруйте их карандашом. Для обычных листов разместите номера в правом верхнем углу. Для фотографий, карикатур, рисунков и диаграмм ставьте номера сзади (слева вверху).
4. Выровняйте стопку. Если какие-то листы большие (карты, рисунки), сложите их. Документ складывается так, чтобы он не выходил за край стопки, но может быть открыт в любой момент для просмотра. Листы обычно складываются в форме гармошки на расстоянии 3 см от края.

В видео подробно объясняется, как сложить лист формата А2 в лист формата А4.

Если номера страниц неверны, они удаляются по вертикали, а исправления заверяются как «проверено как исправленное», подписью и печатью. Пропущенные карты нумеруются буквой «а» (12, 12а, 13). В файле допускается не более пяти ошибок.

Общие правила

В настоящее время нет четких инструкций о том, как пополнить счет. Однако существуют общие правила.

1. Документы перевязываются швейной нитью, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются наиболее надежными. Если файл упадет, нить не порвется.
2. Шов всегда проходит вдоль левой стороны.
3. Отверстия должны быть симметричными и располагаться на расстоянии 1,5-2 см от края.
4. Если документ состоит из нескольких скрепок, для нумерации используется только один номер, а количество скрепок указывается в описи. Например, «Страница 10, карта на 3 скрепки».
5. Опись также создается при наклеивании многих документов (например, квитанций) на один лист. Далее говорится, что «пять страниц чеков слиплись».
6. Вставки, приклеенные только к одному углу, нумеруются как отдельные страницы.
7. К конверту должно быть приложено письмо. Письмо извлекается из папки. Письма нумеруются сначала на конверте, затем на письме.
8. Прилагаемые листы подготавливаются для отправки в архив, также заполняются лист описи и лист авторизации.
9. Тома могут включать до 150-250 листов.

Скрепленная документация не регулируется нормативными актами. Однако есть отдельные инструкции, как это сделать. Они следующие. ГОСТ51141 по документообороту, Приказ Росархива от 23 декабря 2009 года, Положение о сшивании документов, разработанное Центральным банком РФ и другими службами.

Как можно прошить документы – способы

Способ внесения депозита варьируется в зависимости от ведомства, подающего заявку. Организации, требующие скрепления документов, обычно предоставляют подробные инструкции на этот счет. Некоторые из них допускают использование скоб и скрепок. Другие примут документ только в том случае, если в нем будет заделано определенное количество отверстий и обложка будет целой.

Рекомендуется руководствоваться конкретными требованиями органа, в который отправляется посылка.

Некоторые документы, например, рабочие тетради и папки с файлами, должны быть переплетены в твердую обложку. Это застряло в задней части (переплет). После сшивания концы нитки приклеиваются к внутренней стороне обложки с помощью небольшого кусочка бумаги и запечатываются.

Многолистовая бумага обычно сшивается в два или три отверстия. Большие конверты следует скреплять 4-5 проколами для обеспечения безопасности.

В соответствии с формулировкой приказа ФНС России и практикой представления документов в налоговые органы, несколько экземпляров документа могут быть сшиты в одну скрепку, если они не превышают 150 страниц.

Порядок оформления

Переплетенные документы сначала сортируются по дате, а каждый лист нумеруется в правом верхнем углу арабскими цифрами, начиная с 1. Запасы не пронумерованы. Титульные листы обычно изготавливаются из специальной бумаги. Скрепки A4 используются для сшивания стандартных документов. Если в документе есть папки, они также нумеруются. Это делается в первую очередь, затем нумеруется содержимое. Если документ содержит вклеенный лист, то этому документу присваивается единый номер, а на обратной стороне этого листа размещается список вложенных документов.

Любые ошибки в нумерации исправляются путем удаления их тонкой линией. Документ должен быть подписан и скреплен печатью с подписью лица, ответственного за исправление.

Слишком большие документы (более 250 листов) следует разделить на тома. Для каждого тома используется отдельный номер. Все скобы и скрепки должны быть удалены перед процессом сшивания.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Для сшивания документов можно использовать следующие методы

• Классический метод — с помощью иголки и нитки. Чаще всего используется для зашивания небольшого количества материала в два, три или пять отверстий.
• С отверткой и эластичной веревкой — обычно для больших документов, и
• Использование дрели — аналогично традиционному методу, только вместо иглы используется дрель.
• Использование переплетной машины — используется в типографиях.

Чтобы подать документ, вам понадобятся следующие инструменты

• Игла (дрель, сверло, сверло) — в зависимости от количества сшиваемых документов
• Толстая нить (бечевка, шпагат, лента); и
• Обложка конверта 229 x 324 мм — при архивировании
• Бумажные наклейки 4 x 8 см — белая бумага — сертификат,.
• Офисный клей,.
• Ножницы.

Как правильно сшивать документы

Архивирование документов может осуществляться с двумя, тремя, четырьмя или пятью отверстиями. Пробейте необходимое количество отверстий на левой стороне листа на расстоянии 1-2 см от края. Затем нить проходит через них в соответствии с рисунком (вот схема всех методов сшивания документов). Концы ниток завязаны узлом на последней странице.

После наложения нити на документ приклейте концы нити к блокноту так, чтобы концы нити выступали под блокнотом. На бумаге имеется символ «скрепка и номер», обозначающий количество страниц. После этого ставится дата, подпись сотрудника и печать. На протяжении всего пути изменяется только рисунок шва. Сам процесс идентичен.

Картонный переплет дополнен гибкой, широкой задней частью с клеевым слоем. Верхняя и нижняя части обложки имеют сгиб 25 мм от левого края, что позволяет просматривать файл как книгу и копировать страницы.

В магазинах представлен не очень широкий ассортимент специальных канцелярских принадлежностей для файлов, но вы можете выбрать все, что угодно.

• Машины для переплета файлов. На них устанавливаются объемы корпуса и сверлятся отверстия. Машины могут быть ручными (для сверления нужно повернуть специальную кнопку, рис. 7) и электрическими (сверло запускается при нажатии кнопки, рис. 8). Мнения экспертов об этих машинах расходятся. Одни считают их практичными, другие — прямо противоположными. Однако отверстия, сделанные сверлением, выглядят чище и аккуратнее, чем отверстия, сделанные станками.

• Храните коробки. Готовые тома можно просто разместить на полках или даже упаковать в коробки. Существует множество типов коробок. Например, ящики с завязками из нескольких сшитых вместе ящиков (рис. 9).

На рынке также представлены большие коробки с откидными крышками (рис. 10). Эта коробка может вместить более 10 рулонов.

Коробки с откидными крышками обеспечивают легкий доступ к нужному объему или свертку без необходимости снимать коробку с полки. Некоторые ящики имеют специальные монтажные кронштейны, которые позволяют соединять ящики для формирования полок (рис. 11).

Е.Н. Кожанова, специалист по PM и кадровому делопроизводству

Пункт 3 «Сроки хранения документов» каталога 2010 года содержит сноску о том, что «постоянный» (бессрочный) срок хранения документов для компаний, не находящихся в ведении государственных и муниципальных архивов, составляет 10 лет и более. Это касается только тех документов, срок хранения которых указан в Перечне 2010 года.

Прошивка документов

Прежде чем приступить к сшиванию необходимых деловых бумаг, их нужно подготовить. Для этого выполните следующие действия по порядку.

1. Скрепите и удалите скобы.
2. Отсортируйте листы по дате и пронумеруйте их.
3. Подготовьте чехлы.
4. Проверьте номера страниц и уложите документы в ровную стопку.

Документы можно сшивать различными способами (2, 3, 4). Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих вариантов.

Два прокола

Для скрепления бумаги в два отверстия вам понадобятся следующие инструменты: нить, дрель. Можно также использовать толстую иглу. Вам нужно будет просверлить отверстие вдоль левого края. Необходимо соблюдать расстояние в 1 см от края.

Пропустите нить через отверстия, формируя петлю между отверстиями. Завяжите концы узлом, сложите их и приклейте к обратной стороне листа с маркой (кусок белой прямоугольной бумаги размером 8х5 см). Сделайте надпись на конверте: «Пронумерованы и скреплены ___ листами». Также поставьте инициалы, имя ответственного лица, подпись и дату.

Три прокола

Пачка бумаги подготавливается так же, как и для двойной перфорации (листы сортируются и выравниваются). Затем делаются три отверстия, расположенные по прямой линии. С помощью иглы с большим ушком пропустите нить через фигурные отверстия. Концы должны оставаться на задней стороне бумаги. Обязательно завяжите их узлом, подровняйте и закрепите бумажной печатью.

Четыре прокола

Подготовка документации, как всегда, предшествует процессу перфорации. В сложенных в стопку листах просверливаются четыре отверстия. Между ними должно сохраняться расстояние 1,5-2 см.

Нить вставляется в третье отверстие с обратной стороны, а затем направляется вдоль лицевой стороны в четвертое отверстие. Затем нить снова направляется в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую сторону листа и попадает во второе отверстие. Нить выходит из задней части второго отверстия и входит в первое отверстие в передней части листа. Затем он проходит к задней части документации через второе отверстие. Концы нити завязываются узлом и запечатываются.