Правила наведения порядка на вашем компьютере

Если правильно организовать хранение файлов и информации, навести порядок на компьютере, то вы сможете более продуктивно применять свой ПК. Это также

Правила наведения порядка на вашем компьютере

Уже давно приметили, что правильная организация работы позволяет значительно сэкономить время, которое приходится затрачивать на поиск файлов. Ко всему компьютер можно избавить от данных, которые уже не нужны.

Каждому из нас наверняка приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда на компьютере нет возможности найти что-либо важное. Есть папки, в которых все файлы представляют собой огромную кучу. То есть все файлы разбросаны в беспорядке. На компьютере много дубликатов файлов. И потому на диске они занимают много места.

В том случае, когда у вас появились проблемы с тем, чтобы отыскать необходимые вам файлы, на диске все меньше свободного места, а его все больше стали занимать папки и файлы, рекомендуем вам навести порядок на своем компьютере.

Отметим, что на это уйдет довольно много времени. Особенно в тех случаях, когда для того, чтобы правильно организовать хранение файлов, придется пройти несколько этапов. Однако, как показывает практика, все эти затраты времени оправданы. Они окупятся сторицей.

ВАЖНО! Потом, когда вы наведете порядок на компьютере, вам нужно будет только распределять новые файлы по соответствующим местам. Будь то папки, диски, разделы и прочее. У вас появится возможность быстро найти необходимую вам папку, файл или документ. И тому есть простое объяснение: вам будет понятно, где нужно вести поиск.

Итак, вы настроены выполнить работы, чтобы правильно организовать хранение и навести порядок на домашнем компьютере. При этом не нужно забывать о том, что делать это необходимо в определенной последовательности.

Трудитесь ли вы дома или проводите свой день в офисе, рабочий стол https://mebel-soyuz.com.ua/pismennie-stoli/ и окружающее его пространство должны быть

Качественная сортировка

Аккуратно рассортировав все необходимые вещи по папкам и коробкам, можно смело побороть бардак на рабочем столе. A пометив места хранения красочными стикерами или лейблами, как здесь, легко найти нужную вещь.

Книги на рабочем столе всегда смотрятся изысканно и настраивают на поглощение знаний или рабочий лад. Как креативно спрятать канцелярские принадлежности, рассказывают здесь.

Деревянный держатель для ручек

Добавить органический элемент в рабочее пространство можно с помощью деревянного аксессуара для ручек. Понадобится кусок дерева и немного мужской помощи, чтобы получилось, как здесь.

Сделанная таким образом доска для напоминаний и полезных вещей поможет хранить все перед глазами и ни о чем не забыть.

Заваленный разными вещами рабочий стол здорово отвлекает и мешает сосредоточиться. Еще бы, ведь поиск нужной вещи может затянуться и вылиться

Порядок окончания рабочего дня

Список действий, ритуал – называть это можно как угодно, но стоит ввести в привычку:

• убирать мусор;
• сортировать бумаги и мелочи;
• вытирать стол;
• помыть чашку;
• выбросить мусор.

Эти простые действия помогут завершить рабочий день с чувством полного удовлетворения и начать утро «с чистого листа».

Порядок на рабочем столе утром сразу подарит много приятных эмоций

Специалисты советуют не спешить сразу вставать и уходить из-за стола. Пять минут отдыха, составление планов на утро, планирование работы не повредят

Новинки IT-индустрии, обзоры и тесты компьютеров, комплектующих и гаджетов

Усовершенствование меню Пуск

Чаще всего программы запускаются из меню Пуск, что в целом действительно быстро и удобно при относительно небольшом числе установленных на компьютере приложений. К сожалению, со временем в этом меню скапливается очень много программ, что существенно усложняет ориентацию — в итоге запуск нужной программы отнимает больше времени, чем хотелось бы. Для ускорения запуска можно отсортировать список ярлыков в меню Пуск (это может быть сделано встроенными средствами Windows), а ярлыки часто используемых приложений разместить на рабочем столе либо отправить на панель быстрого запуска и/или переместить в Главное меню. Однако таким образом ускорить доступ можно лишь к очень небольшому числу приложений. Так что названные способы не позволяют ускорить доступ ко всем применяемым программам. Тем не менее выход есть.

Самое простое — установить бесплатную утилиту Handy Start Menu (http://www.handystartmenu.com/index.php; 6,96 Mбайт; бесплатно), предназначенную для автоматической сортировки ярлыков программ в меню Пуск по категориям (Офисные, Утилиты, Игры и развлечения, Интернет и др.) — рис. 7. При такой сортировке большинство приложений распределяется по категориям правильно (так как база сведений о приложениях в Handy Start Menu обновляется регулярно), а в случае ошибки перетащить мышью ярлык из одного раздела в другой проблемы не составляет. После проведения сортировки найти нужную программу и запустить ее можно будет быстро даже при огромном количестве установленных на компьютере приложений.

Рис. 7. Вид меню Пуск после его сортировки
утилитой Handy Start Menu

Отметим, что после преобразования меню Пуск этой утилитой запуск приложений ускорится не только благодаря сортировке, но также за счет того, что отпадет необходимость в развертывании папок с приложениями. Дело в том, что папки в меню преобразуются в своего рода папки­ярлыки — достаточно кликнуть мышью по такой папке, и соответствующее приложение будет запущено автоматически. При этом сами папки не теряют своих свойств — они по-прежнему содержат дочерние элементы, любой из которых при необходимости можно открыть без проблем.

Трудно ли создать бережливый офис и поддерживать в нем порядок? Что для этого нужно сделать?

С чего мы начали в РОТО…

Цель: разработать план последовательных шагов по реализации.

Но прежде – несколько заметок и аксиом по результатам мониторинга состояния дел на старте.

Постоянное улучшение неизвестно в офисах

«Нет времени для наведения порядка, но у каждого есть время искать необходимую вещь». Это практика многих офисов, в том числе и у нас в РОТО. В то время как на Производстве постоянное улучшение и оптимизация – абсолютно нормальная ежедневная рутина, в бюро и офисах к пониманию необходимости оптимизировать текущие процессы приходят не сразу. Ошибки, которые проще всего совершить, сложнее всего обнаружить, с наиболее затратными последствиями и сложными решениями, чаще всего совершаются за рамками Производства.

Огромный потенциал в офисах

Стоит признать, что львиная доля оптимизации реализуется в производстве в меньшей степени в администрировании. Тем не менее в офисах кроется огромный потенциал, в то время как в заводских мастерских большой прогресс уже был достигнут. Поэтому многие компании на сегодняшний день продолжают снижать непродуктивную офисную деятельность и сокращать потери в данной области, при этом уже давно выпуская высококачественную продукцию.

Необходимо для выживания

Еще один довод в пользу изменений.

Не секрет, что во всех отраслях промышленности глобализация наложила свой отпечаток, тем самым заставив сокращать отходы и потери во всех их проявлениях, что сегодня является не опцией, а обязательным условием для обеспечения выживания компании на конкурентном рынке.

Повседневная деятельность на многих предприятиях

Как выглядит обычный рабочий день? На многих предприятиях примерно одинаково:

• работа в офисе не регулируется какими-либо правилами; каждый выполняет свою работу так, как считает правильным
• сроки длительные
• присутствуют «объездные пути» и «заторы»; эффективный поток деятельности больше походит на ручеек.

Почти треть всех потерь

На основе проведенных исследований по фотографиям рабочего времени сотрудников и распределения нагрузки в течение дня было установлено, что почти треть всех потерь в офисах и на каждом рабочем месте занимает время на поиск нужного документа. Половина всех потерь вызвана плохо скоординированными процессами, следствием чего являются длительное время ожидания и пробуксовки процессов. Остальное составляет непродуктивная деятельность офиса. Проведя несложную калькуляцию в голове, мы ужаснулись…

70 непродуктивных дней в году

Исходя из того, что почти 30% рабочего времени по результатам исследований проходят не продуктивно, можно запросто подсчитать, сколько дней в году каждый работник тратит впустую. Это означает, что 70 дней из трудового года каждый сотрудник приходит на работу, занимается бесполезными вещами и идет домой (!).

Устойчивый порядок

Основная наша цель состоит в том, чтобы при помощи тех инструментов и советов, которые находятся у нас в руках, мы могли поддерживать порядок на письменном столе и в рабочем кабинете постоянно.

Цифры из мировой практики

Применяя нехитрые советы и рекомендации, в перспективе можно достичь результата уже в скором времени. Как определить эффект от внедрения? Улучшения можно выразить в количественной форме; среднестатистические данные из практики показывают:

10-20% повышения эффективности

20% высвобождения площадей

40% сокращения времени на поиск

25% сокращение сроков выполнения

Эффекты в будущем

Благодаря изменениям можно достичь:

• явного улучшения удовлетворенности сотрудников
• сокращения промежуточных, не приносящих ценности, этапов в процессах
• улучшения реакционной способности, отвечающей пожеланиям клиента
• повышения конкурентоспособности

Что значит «кайдзен»?

Кайдзен – процесс постоянного улучшения в форме направленного последовательного движения/развития посредством маленьких шагов. Мероприятие данного процесса просты в реализации, не требуют затратных высокотехнологичных решений или инвестиций, а риски обозримы и ограничены.

Принципы кайдзен априори, в первую очередь, осваиваются на производстве. Результатами являются улучшения, а также знания о потенциалах к улучшениям. От производства к офисам… Принципы стоит перенимать под лозунгом «Что для производства хорошо, может быть неплохо и для администрации». Применяемые инструменты не новы, основаны на поиске потенциалов для улучшения, но уже в офисной сфере. Благодаря кайдзен проблемы, о которых ранее вы не подозревали, становятся прозрачными и очевидными. Особенностью является то, что пользу получает не только предприятие, но и сотрудники: они могут работать быстрее, лучше и менее напряженно, в то время как предприятие благодаря этому становится более конкурентоспособным.

Взбираясь по лестнице кайдзен

Цель кайдзен в офисе – поэтапное и непрерывное улучшение.

Первый этап требует много времени и усилий для наведения вокруг порядка и сортировки в пределах вашей рабочей зоны (удаления всего, что отвлекает ваше внимание и мешает концентрации при выполнении насущных задач, не относится к ним).

На втором этапе устанавливают «правила игры». Правила позволяют удерживать вещи в порядке. Кроме того, там, где установлены правила, нет более необходимости постоянно наводить порядок.

Третий этап знаменует собой достигнутый по результатам первых двух успех. Однако расслабляться рано, на данном этапе процессы требуют оптимизации.

На четвертом этапе происходит более интенсивное вовлечение сотрудников в размышления на тему возможных улучшений. Здесь сотрудники выступают в роли экспертов.

Задача пятого этапа – стремлениям в поиске улучшений придать вектор путем постановки целей. Эти цели непосредственно относятся к стратегическому развитию компании. Определение показателей эффективности в данном ключе помогают измерить степень достижения целей.

Поле боя обширно, поэтому на сегодняшний день постараюсь осветить лишь некоторые рекомендации, так называемые tips&tricks, в рамках первого этапа. На самом деле на границе первого и второго шагов мы пока и находимся. И многое еще предстоит. Но время мы распределяем с заделом на то, чтобы каждая деталь была принята и воспринята сотрудниками. Поэтому мы не участвуем в гонке преследований. Наша тактика – размереннее движение вперед. Итак, первый шаг: наведите порядок и чистоту

Как сотрудник может работать с высокой эффективностью в хаосе?

В условиях нынешней международной конкуренции каждая минута на счету.

Не могу вспомнить ни одного человека, который пожалел бы о сэкономленном времени при выполнении повседневной работы. Объяснение этому простое: стопки бумаг на столе отражают характер человека – пустой рабочий стол говорит о светлой голове.

Прежде чем порядок поддерживать, его нужно для начала хотя бы раз навести. Это и есть цель первого этапа. Вы скажете, что на это у вас нет времени (исходя из этого можно сделать вывод, – вы четко понимаете структуру своего рабочего дня, что уже является первым шагом на пути к стандартизации!). Однако постарайтесь вырваться из офисной рутины и начать с этого первого шага. Удивительная вещь в Бережливом офисе – потраченное время на изменения незамедлительно впоследствии оправдывает себя. Наводя порядок и производя уборку, вы снимаете с себя необходимость пребывать в хаосе в будущем, экономя драгоценное время на отказе от излишних поисков. Возможно, ваши коллеги, увидев ваш рабочий стол, усмехнуться и скажут: «У тебя что – нет работы?» Но подождите некоторое время и увидите, что те же самые люди вернутся, чтобы спросить, как вам это удалось.

Прежде чем перейти к решительным действиям, необходимо сначала прояснить исходную ситуацию. Эффект этого вступительного этапа настолько действенен, что подобный подход настоятельно рекомендуется.

1. Сфотографируйте исходную ситуацию: ваш письменный стол, а также рабочее место полностью: пол и подоконники, используемые шкафы (детально).

То, как вы видите ваше рабочее место на фото, отличается от вашего восприятия, когда вы сидите за рабочим столом. Фотография позволяет увидеть ситуацию на расстоянии, подобная «шоковая терапия» очень полезна и как нельзя лучше помогает открыть глаза на проблемные места.

После реализации рекомендаций по организации офисного пространства также сделайте несколько фото и вы увидите, насколько далеко вы продвинулись. Это мотивирует.

Не пытайтесь сделанным фоторепортажем компрометировать коллег. Данная процедура затеяна не для того, чтобы изобличить коллег в хаосе на их рабочих местах. Хаос лишь указывает на то, что существующие процессы не до конца продуманы и не стандартизированы. Везде на фото, где вы увидите несоответствия, имеется потенциал для улучшения. Фотография отобразит картину того, как выглядит ваше рабочее место со стороны. Для усиления эффекта вы можете их распечатать и повесить под заголовком «Так видят нас со стороны наши клиенты, гости, коллеги, поставщики и т.д.».

2. Сортируйте и систематизируйте

После того как вы запротоколировали исходное состояние, необходима сортировка. Избавьтесь от всех ненужных вещей. В ящиках стола, шкафах и на полках много вещей, к которым вы давно привыкли, но которые уже давно не используются или не будут использоваться в будущем. Все, что не используется, должно быть утилизировано.

Количество отсортированной документации, лотков для бумаг и прочих подобных вещей после такой процедуры поражает.

Результат – высвобожденные пространство и площади, а также впоследствии сокращение времени на поиски. Не стоит пытаться объять необъятное. Начните с отправной точки пространства и следуйте пошагово. Например, ваш письменный стол – эпицентр вашей работы. Начните с него. Постулат тайм-менеджмента гласит: сотрудник за «пустым столом» работает эффективнее, чем за «загруженным» (как столяр с рубанком). Следом за столом обратите внимание на следующие зоны. Рекомендуется проследовать следующим маршрутом:

• письменный стол
• выдвижные контейнеры и ящики стола
• под столом на полу
• в вертикальных шкафах, комодах, на полках
• на подоконниках и других горизонтальных поверхностях

Что делать, если на сортировку не хватает времени

Может случиться так, что для хорошей качественной сортировки одновременно во всем вашем офисном пространстве нет достаточно времени.

Прикрепите на дверцы стикеры и проставьте нумерацию последовательно. Составьте на основе этого перечень задач. Снабдите каждую задачу именем ответственного за исполнение и сроком. Сделайте данный план мероприятий видимым для всех сотрудников. Его можно будет убрать, когда все мероприятия будут выполнены.

На данном плане вы сразу видите, что уже было выполнено, а что осталось сделать.

Вы можете также сделать фотопротокол и разослать его всем сотрудникам. Вряд ли протокол останется надолго в памяти. Однако стикеры послужат своеобразными маяками для напоминания и постоянно на виду.

Применяйте метод со стикерами также, если вы сомневаетесь в пригодности вещей, или не можете принять окончательное решение самостоятельно. Внесите эти пункты в план мероприятий, а затем в совместной дискуссии с заинтересованными коллегами совместно решите судьбу этих объектов или предметов. Напишите на стикерах инициалы сотрудников, так будет проще определить с первого взгляда, кто ответственен за данный объект.

3. Практикуйте избавление от вещей в тестовом режиме

Люди по своей натуре охотники и коллекционеры. Поэтому готовясь к расставанию с вещами, могут возникнуть сомнения – а вдруг они понадобятся снова… Полезно будет поэкспериментировать в этом направлении прежде, чем перейдете к решительным действиям. Предметы и документы, которые не нужны на рабочем месте, но от которых не хотелось бы пока избавляться, положите в картонные коробки.

Эти коробки могут храниться в архиве, подвале или на складе. Тем самым вы освобождаете драгоценную площадь/пространство в вашей рабочей области.

Уберите освободившиеся полки из офиса. В противном случае они очень скоро заполнятся чем-нибудь вновь. Чтобы не забыть о содержимом коробок, подпишите их следующим образом:

Будьте внимательны при определении целесообразности срока актуальности архива.

Укажите на каждой коробке порядковый номер. При формировании архива и упаковок составьте опись того, что размещаете в них. Из описи можно составить перечень содержимого. Протокол архива вы можете прикрепить на каждой конкретной коробке. Копию можете держать на вашем рабочем месте – на внутренней стороне дверцы шкафа, чтобы при необходимости иметь прямой доступ к этой информации.

4. Освобождайте больше места в рабочем пространстве

Окружающее вас рабочее пространство должно быть организовано таким образом, чтобы способствовать концентрации на решении ваших ежедневных задач и достижению целей. В вашем окружении должны присутствовать только те вещи, которые необходимы вам ежедневно. Зачастую, однако, после проведения сортировки обнаруживается присутствие вещей, предметов, мебели, которая не используется и мешает.

Порой случается, что вы не можете точно определить необходимость тех или иных документов под рукой. Вы обращаетесь периодически к некоторым папкам, но не помните, к каким именно. Каждый раз, когда вы заглядываете в папку, крепите небольшую наклейку к ее корешку.

Приблизительно через три месяца появится картина, по которой вы сможете судить, какие папки наиболее ходовые в вашей работе. Чтобы каждый раз не терять время на поиск наклеек, разместите их на одной из стенок шкафа с папками. Совет будет полезным в том случае, если вы периодически переводите в архив не часто используемые папки, или избавляетесь от них. Внесите в ваш календарь регулярное напоминание, когда вы решаете, какие папки должны быть удалены из вашей рабочей области.

Альтернативная идея: вы можете заклеить створы папок скотчем. Когда папка нужна, вы срываете ленту. По истечении трех месяцев вы поймете, какие папки следует отправить в архив: все те, на которых скотч остался нетронутым.

В некоторых офисах в наличии имеются шкафы или тумбы, которые не используются – часто с аргументом, что мебель стоит больших денег. То, что приобретение всегда связано с тратой денег, верно. Если мебель стоит на проходе, является причиной излишних поисков, отвлекает от работы, это выливается в еще большие затраты.

Избавьтесь от подобной мебели. Расставьте только необходимую мебель и найдите ей новое применение. Некоторые предприятия предлагают забрать ненужные мебель и предметы своим сотрудникам. Определите место, куда вы поместите подобные вещи, чтобы их могли свободно вывезти.

5. Оптимизируйте сортировку мусора

Наведение порядка всегда связано с тем, что вы расстаетесь с ненужным. Часто на рабочем месте для всего используется одна мусорная корзина – будь то стаканчик из-под йогурта или скомканная бумага.

Вместо этого необходимо обзавестись ящиком для утилизации бумаг. Его вы используете, снабдив своим именем, только для этой цели. Кстати, лучше иметь небольшой рабочий стол и большой ящик для бумаг, чем наоборот.

Прочий мусор следует сортировать посредством контейнера с несколькими отсеками или отдельных промаркированных емкостей. Размеры контейнеров обусловлены объемами отходов.

Так как со временем в ящике накапливается слишком много документов, необходимо не ежедневно, но хотя бы еженедельно опустошать его. Кроме того: если вам необходим документ, который вы отправили в ящик, вы можете извлечь его оттуда невредимым.

Ящик для бумаг должен быть подходящей формы и размеров, чтобы помещенные туда документы не мялись.

Обратите внимание, что сортировка мусора должна соблюдаться на протяжении всей цепочки! Имели место случаи, когда сортировка успешно осуществлялась в офисах, однако, к вечеру обслуживающий персонал попросту сваливал весь мусор в один бак.

Для идеалистов – можно использовать один из выдвижных ящиков стола/тумбы под контейнер для бумаг. В течение дня он открыт. Когда вы принимаете посетителей, можете закрыть его одним движением – для посторонних глаз он не виден.

6. Держите рабочее место в чистоте и поддерживайте порядок

Если вы навели порядок и чистоту на своем рабочем месте, то теперь необходимо постоянно поддерживать это состояние.

Возьмите за привычку наводить порядок на вашем рабочем столе прежде, чем вы покинете ваше рабочее место в конце дня. Таким образом, на следующий день вы можете начать с нуля. В противном случае вы копите документы: в первый день остается лежать 5 листов, на следующий день – другие пять, а на третий день у вас уже выросла стопка бумаг. Данное наведение порядка по вечерам полезно, если вы еще находитесь на стадии адаптации. По мере освоения рекомендаций по поддержанию порядка вы увидите, что по истечении дня не так уж и много придется приводить в норму.

Поддержание чистоты и порядка должно регулярно контролироваться:

Можно использовать чеклист, приведенный в начале, либо разработать свой собственный по потребностям. Сюда вы можете также включить пункты по уборке столов, выдвижных ящиков, шкафов, офисных приборов, пола, растений, ламп, мусорных контейнеров, зон общего пользования и т.д.