Наводим порядок в архиве. Как собрать архивную коробку

Виды картонных коробок

Несмотря на кажущуюся простоту, конструкций картонных коробок существует множество, но основными типами являются:

• Архивные коробки со съемной крышкой – их пропорции и величина подбираются так, чтобы перевозить большие объемы документов типового размера: личные дела, папки, книги, подшивки и т.д. Благодаря крышке, расположенной сверху, не возникает сомнения относительно того, как класть коробку для транспортировки и хранения. Сплошное дно без клапана выдерживает вес большого количества документов;
• «Крышка – дно»: примером этой упаковки являются обувные коробки, а самым утрированным образцом – конфетные. Последние вряд ли чем-то помогут при переезде, разве что в качестве укрупнения грузового места для документов или канцелярских принадлежностей;
• «Книжки» или шкатулки — компактная упаковка с откидной крышкой, в которой часто поставляются гаджеты, компьютерные комплектующие, кондитерские изделия. Из-за небольшого внутреннего объема годятся только в качестве укрупнения грузового места для дорогих или хрупких предметов: запчастей, украшений, документов, медикаментов, измерительных приборов;
• Вертикальные, круглые, тубусы и прочие оригинальные формы. Они годятся в основном только для тех предметов, для которых разработаны (бутылки, вазы, шляпы, кондитерские изделия, оптика), поэтому при переезде вкладываться в них не стоит;
• Коробки с клапанами – самый распространенный и универсальный тип. Эта упаковка уже имеет соединенный боковой шов, из-за чего напоминает параллелепипед с открытым верхом и низом. Продолжение боковых стенок представляет собой восемь клапанов, из которых складывается дно и крышка. Но чтобы упакованные вещи не вывалились, нужно знать, как правильно собирать эту коробку.

Наводим порядок в архиве

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами. Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители…. Неподписанные дела и короба. Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое. Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания.

И в этот самый момент «сверху» спускается команда – навести порядок в архиве. Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься?

Начнем с систематизации

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и экспертной комиссии. Если их нет, типовые образцы можно найти в интернете. Пока вы не знаете специфики работы архива организации, доработать эти положения не получится. Поэтому для начала их можно принять в типовом виде.

К «разбору завалов» будь готов!

• Перед тем как приступить к «разбору завалов», попросите выделить вам рабочий халат, иначе к концу рабочего дня вас будет не узнать. Халат лучше выбрать темного цвета.
• Если архив в очень запущенном состоянии, возможно, вам потребуются респиратор и перчатки.
• Бумага сильно сушит руки, поэтому стоит позаботиться и о хорошем креме для рук.

Теперь можно начинать систематизацию. Если есть описи – это уже хорошо. Но часто оказывается, что они устарели. В промежутке между уходом предыдущего заведующего архивом и приемом на работу нового проходит какое-то время, когда перемещение дел происходит произвольным образом, а новые поступления не учитываются. Описи необходимо пересмотреть и сопоставить с имеющимися в архиве документами. Если хотя бы часть совпадет, вы облегчите себе работу, а ее предстоит очень много. Но, как показывает практика, на такое везение особенно рассчитывать не приходится. Чаще выясняется, что вся информация об архиве не оформлена на бумажных носителях.

Всем полкам и коробам присваиваются порядковые номера, т.е. без учета специфики хранившихся там документов. Короба нумеруются отдельно, полки – отдельно. Делать это проще с помощью клеящихся бумажек, на которых пишутся номера. Даже если нумерация уже существует, лучше ввести свою, особенно если прежние номера имеют индексы.

Разберемся со сроками хранения и составим опись дел

Затем наступает пора самой сложной работы – составления описи хранящихся дел. Сначала готовится черновая опись, которая послужит информационной базой для систематизации архива, а потом превратится в электронный справочный аппарат к архиву.

Каждое дело нужно просмотреть на предмет сохраняемых документов и сроков их хранения, определить, к какому подразделению оно относится, когда было создано. На корешок каждой папки или на первую обложку скоросшивателей нужно наклеить этикетку с номером. Номера также присваиваются поточно, без учета вопросов, подразделений, в которых эти дела составлялись, места хранения и других особенностей. На короба, в которых хранятся дела, наносится информация о начальных и конечных номерах сохраняемых в ней дел. Делать отметку о делах, хранимых на полках, необходимо только в том случае, если дела стоят в два ряда. Чтобы различить дела, хранящиеся на полках и в коробах, можно к номеру добавить индексы «п» и «к» соответственно.

Типы архивных коробок

Классифицировать архивные коробки можно и по типу хранения:

• Вертикальные. Часто такие короба делают из гофрокартона с добавлением пластика и бумвинила. Они могут предусматривать откидную крышку и чаще всего рассчитаны на документы формата А4. Поскольку это достаточно компактная упаковка для бумаг, иногда ее называют малой.
• Горизонтальные. Такие коробки считают универсальными, поскольку в них можно хранить не только документы, но любые необходимые для работы принадлежности. Нередко горизонтальные коробки предусматривают специальные прорези для канцелярии.
• Тубусы. Это картонная коробка с круглым сечением, в которой хранят документы свернутыми в рулон. Чаще всего в тубусах перевозят чертежи, художественные планы и черновики.
• Со съемной или откидной крышкой. Крышка – один и з элементов, задающих систему хранения. Большие емкости, как правило, комплектуются съемной крышкой, однако более компактные и легки коробки дополняют откидной. Она выступает неотъемлемой частью конструкции.

Как заказать короба и кейсы

Заказ онлайн

Закажите нужное вам количество архивных коробов, файловых папок и контейнеров для конфиденциального уничтожения документов. Для пяти папок с документами вам понадобятся один короб ОСГ. Используйте файловые короба вместо папок корона в своём офисе — дизайн файловых коробов позволит вам создать аккуратный, современный и яркий офис, работать в котором приятно, и скорость работы увеличивается.

Доставка

После оформления заказа курьеры ОСГ доставят вам материалы для хранения и уничтожения документов прямо в офис. Укажите курьерам куда установить контейнеры для конфиденциального уничтожения документов. Мы рекомендуем поставить контейнеры возле принтеров, в open space, и дополнительно в каждом департаменте, работающем с Персональными и коммерческими данными.

Использование

Короба ОСГ собираются легко и быстро. Посмотрите инструкцию по сборке короба. Закажите услугу сборки короба, тогда при доставке курьеры ОСГ сразу соберут архивные и файловые короба, чтобы вы сразу могли начать ими пользоваться.

Крышка-дно

С таким типом коробок сталкивались практически все, хотя бы покупая обувь в магазине. Такая коробка состоит из двух частей, непосредственно дна и крышки. Это очень универсальное изделие изготавливается различных размеров, из картона различной плотности, исполняется в различной цветовой гамме. Очень хорошо подойдёт и для длительного хранения небольших объёмов документов. Полностью закрытая коробка обеспечивает надёжную защиту от внешних воздействий.

Выбор архивного короба обусловлен рядом обстоятельств. Объёмом хранимой документации, форматом хранимых бумаг, необходимым сроком. Большую роль играет размер хранилища, условия. Надо учитывать возможность оперативного доступа и получения требуемых документов. Поэтому оптимальным будет товар, который удовлетворяет всем вашим требованиям.

У нас вы сможете приобрести архивные коробки любого назначения прямо от производителя по самым низким ценам. Дополнительную информацию вы можете получить по номеру телефона, указанного на сайте.

Ознакомить с ассортиментом архивных коробов можно в нашем каталоге, в разделе «Архивные коробки».

Как собрать коробку из картона: все тонкости незатейливого искусства

Картонная тара широко используется в быту, при переездах и для транспортировки товаров потребителю. Однако реализуются картонные коробки в виде плоской заготовки. Перед использованием их следует собрать. Этот процесс зависит от особенностей конструкции тары. Поэтому для многих актуальным является вопрос, как собрать коробку из картона. Мы постараемся дать подробные инструкции для разных видов тары.

Четырехклапанные коробки – традиционный вид упаковок. Часто их используют в процессе переезда, для складирования и хранения различных вещей. К потребителю они поступают с соединенным боковым швом. Остается сделать дно и можно заполнять тару.

Существует 2 схемы соединения:

• внахлест – сборка производится быстро и без вспомогательных средств. Но готовое изделие нельзя использовать при транспортировке тяжелых грузов;
• с помощью скотча – подходит для получения тары под любые объемы товаров.